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事实上,这种想法完全错误,执行应该是一套纪律与一套系统,领袖必须把执行深植于组织的策略、目标与文化中,组织的领袖也必须深深参与其中,而不是只把相关的工作授权给属下。许多领袖花了许多心血去制订策略,去学习最新的管理理论,但是,如果无法执行,那么他所倡导的管理理论,无异空中楼阁,毫无价值,也无法落实与成功。
怎样构建执行力(1)
执行力的三个核心流程是:人员流程、策略流程、营运流程。
◎人员流程
比策略流程、营运流程来得重要。人员流程有三个目标,首先是精准而深入地评量每个员工;其次是提供鉴别与培养领袖的架构,以配合组织未来执行策略的需要;第三则是充实领导人才储备管道,以作为健全接班计划的基础。
◎策略流程
这是对策略如何执行的问题。策略不是文字及数字的堆积,而应是一项行动方案,可供企业领袖具体达成目标。一个健全的策略,除了企业常用的SWOT(强势、弱势、机会、威胁)之外,还要兼顾组织是否具备执行的能力、是否兼顾长短期的均衡发展、是否在继续经营的基础上追求获利。
◎营运流程
这是将策略转换为营运计划的过程,即在短期间(通常是一年)完成各项方案,以期达到企业销售、获利的既定目标。
在追求执行力的努力中,最重要的是人员流程、策略流程、营运流程如何联结的问题,这也构成了执行力的核心。也就是说,策略流程设定出组织行进的方向;人员流程则决定哪些人参与;营运流程则是为这些人指明执行的途径,并将长期目标切割成短期目标,予以付之实现。因此,三个流程整合与运转的情况,决定执行力的高低。
一些组织执行力出了问题,会导致政策空转。从以上的分析可以看出,若缺乏流程的整合与联结,可导致中央与地方不同调、行政部门与立法部门互相虚耗,国家竞争力下降等。如果美好的愿景与强而有力的执行力能相互呼应,则组织与国家都可以培养坚实力量,达成长期发展目标。
◎发掘能“执行”的人
执行力需要人才保障,有了执行的文化,还要有能执行的人。组织的效率需要合适的人才来保证,个人的执行力水准是基本的要素,只有人才是执行力的实施者。但是,用人不是全部用最好的人,而应该有互补的才能。例如,高阶主管团队个人IQ的最佳组合可能是125,但其中变易数最好是10,EQ则至少要125,各项管理能力(领导、协调、决策、沟通、判断、创新、稳重等)各有平衡。领袖如何评估个人能力、教导个人执行能力,是公司总体执行力的关键。
人事政策要和公司策略配合。人事的评量要有一套流程,不单是看过去的绩效(这是大多数人事经理的通病),而是要看经理人员的能力能否配合公司未来策略的需求,在未来策略的指导下,公司先推估出未来所需要的管理能力,再评估现有高阶经理的能力,将他们分列为有潜力、OK、或有待改进三级,未来的晋升就有章法可循了。这种做法和国内大部分公司将人事功能视为间接费用,为不得不发生的成本的观点,大异其趣。
◎改善组织流程,提升竞争力
有了执行的文化,执行的人才,下一步就是将执行的精神落实到组织的各个程序中。
组织想要持续发展,不断地壮大,追根究底,最重要的还是组织的综合实力是否能胜过对手。而评估组织的这种实力的根据就是组织流程。组织乃是透过组织流程,将其资源,例如人力、财务资源等转换成组织的能力。因此,组织流程成为组织竞争力的决定因素。
组织流程指的是企业内正式或非正式约定俗成的做事方法。组织透过一系列活动创造价值,组织流程就是进行这些活动的方式。例如组织必须要做售后服务的活动,以赚取顾客的终身价值,如何做售后服务是一个过程,服务人员如何回答顾客抱怨、如何对顾客进行技术指导等,都有一套完整的过程。这些过程可以是明文规定的标准作业流程,也可以是固定习惯的做法。做法不同,结果也不同,当这些过程形成一套制度后,组织的能力和绩效也就产生。
◎影响执行力的工作方式与习惯
个人的执行力取决于其本人是否有良好的工作方式与习惯,是否熟练掌握管人与管事的相关管理工具,是否有正确的工作思路与方法,是否具有执行力的管理风格与性格特质等。
1。个性化的工作方式与习惯(如何管好自己的工作)
优秀的领袖不会像“奴隶”一样工作,而是更聪明、更灵活、更有效的工作,系统的、讲究方法的工作是把能力转化为结果和成就的关键。工作方法是个性化的。
2。时间与日程管理
领袖会围绕自己的主体业务编排月工作计划(日程)、周工作计划(日程)与日工作计划(日程);他们总是能很好的区分事情的轻重缓急,并依自己的工作时间的多少来进行安排工作日程:依“重要且紧急——重要但不急——不重要但较急——不重要也不急”进行排序,从而让真正重要的事情得到较好的处理。
怎样构建执行力(2)
3。授权与任务管理
明白什么事情必须自己处理,什么事情应交由下属去处理,而自己只负责跟踪监督;有效的管理者还有一个特征是从来都不会轻易帮下属“做事”,应该下属自己完成的(下属职责范围内的,经其本人思考和努力可以达成的工作)一定要让其自己完成。从而让自己有更多的时间处理自己的重要的事情,不至于因自己工作的延误而耽误其他工作,使整个部门陷入恶性循环。
4。抗干扰管理
能“善待”电话、手机、E…mail,能有效运用它们,但又不会让它们轻易干扰自己的工作,更不会成为它们的“奴隶”,特别是自己在开会、在写方案等时,不会让其干扰会场、打断思路。
5。会议与报告管理
善于利用会议与工作报告来布置工作、了解情况,并且从不开无效会议和看无效报告。开会前,能做好会前准备;开会时,能控制会议时间、进程、气氛,能得出结论:什么问题、怎么解决、由谁负责、什么时候完成;会后会进行跟踪或要求及时返馈问题与情况。领袖会要求所有报告与报表文件都应简洁明了(易看)、清楚准确(可信)、生动形象(易记)。
6。备忘录
随身携带一本轻便的备忘录,随时把看到、听到、想到、接到的问题记录下来,然后依轻重缓急编排到工作日程里面去,从而把工作做得井井有条、疏而不漏。
7。记忆系统
把自己的工作场所、文件资料、电子文件整理得井井有条,随时可以快速取出;能把自己的经验、灵感、心得随时写到活页文件夹中归类保存,随时提取参考。
8。助理或秘书的运用
能充分运用好自己的助手去进行工作跟踪、专案调查、工作稽查、搜集整理信息、传达信息指令、文件资料整理等。
9。检查清单
针对那些有重复性和规律性的工作设计一份份程序清单,到再次做这件事时,则拿出清单“按部就班”,从而提高工作效率与效果。如:出差时用品清单,招聘时注意事项清单,现场巡查时检查清单等。
所采取一切聪明有效办法的目的只有一个:提高自身的工作效率与效果的同时,又能构建出组织的良好执行力,节省出尽可能多的时间处理“20%重要的事情”,从而把这些关键事务处理得更好。
怎样提升执行力(1)
为了实现组织的目标,必须反思领袖的角色定位——领袖不仅仅制定策略,还应当具备相当的执行力。策略与执行力对于组织的成功缺一不可。同时,也要认识到策略是组织发展的指南,根据策略来制定执行方案:一方面,领袖制定策略时应考虑这是不是一个能够得到彻底执行的策略;另一方面,领袖需要用策略的眼光诠释执行。好的策略应与执行力相匹配。否则,再完美的策略也会死在没有执行力的领袖手中。
◎自动自发地执行
耶鲁大学的教学经验告诉人们,最好的执行者,都是自动自发的人,他们确信自己有能力完成任务。这样的人的个人价值和自尊是发自内心的,而不是来自他人。也就是说,他们不是凭一时冲动做事,也不是只为了长官的称赞,而是自动自发地、不断地追求完美。
一位心理学家在研究过程中,为了实地了解人们对于同一件事情在心理上所反映出来的个体差异,来到一所正在建筑中的大教堂,对现场忙碌的敲石工人进行访问。
心理学家问他遇到的三个工人,请问他们在做什么。
第一位工人没好气地回答:“在做什么?你没看到吗?我正在用这个重得要命的铁锤,来敲碎这些该死的石头。我的手酸麻不已,这真不是人干的工作。”
第二位工人无奈地答道:“为了每天500美元的工资,我才会做这件工作,若不是为了一家人的温饱,谁愿意干这份敲石头的粗活?”
第三位工人在回答时,眼光中闪烁着喜悦的神采,说:“我正参与兴建这座雄伟华丽的大教堂。落成之后,这里可以容纳许多人来礼拜。虽然敲石头的工作并不轻松,但当我想到,将来会有无数的人来到这儿,再次接受上帝的爱,心中便常为这份工作献上感恩。”
同样的工作,同样的环境,却有如此截然不同的感受。
在第三位工人的身上,你看不到丝毫抱怨和不耐烦的痕迹,相反,你会感觉到他是具有高度责任感和创造力的人,他充分享受着工作的乐趣和荣誉,同时,因为他的努力工作,工作也带给了他足够的荣誉。个人价值和自尊是发自内心的,而不是来自他人。自入学开始,耶鲁大学就开始反复地在学生头脑中灌输这样的观念,希望能让学生学会自我奖励、自我肯定。
从耶鲁大学走出去的每一位学员,也会把这种观念带到你所在的组织中去,只有让组织中的每一位成员都有这样自动自发的念头,执行力才能在组织中更好地贯彻下去。
领袖要确实了解组织及成员,不能与现实脱节。因为领袖常常是靠着部属所提供的资料在做研判,而这些资料常会受限于提供者的理解与判断,让领袖无法得知真相,所以聪明的领袖会设法寻求信息管道的多元性,同时正视现实,不会只想听好消息或掩饰错误,这种务实的态度,是执行力的先决条件。
提升执行力,首先从有计划地执行开始。先设定明确的目标,并确定优先级,逐一执行,而不是贪心的推动太多的计划。重点不能太多,否则会分散焦点,届时一事无成。当然,领袖必须追踪计划的执行,并对做出成绩的员工论功行赏,让绩效与报酬的正比关系突显出来。同时,领袖也要建立经验传承的企业文化,优秀的领袖更会利用机会来激励员工,会透过强力的对话,让大家公开、坦诚,建立共识与承诺,并同为结果负担责任。
◎制定计划
耶鲁教育中,着重培养学生的计划性。执行任何任务都要制定计划,把各项任务按照轻、重、缓、急列出计划表,一一分配给部属来承担,自己看头看尾即可。把眼光放在部门未来的发展上,不断理清明天、后天、下周、下月甚至明年的计划。在计划的实施及检讨时,要预先掌握关键性问题,不能因琐碎的工作,而影响了应该做的重要工作。要清楚做好20%的重要工作,等于创造80%的业绩。因此要用80%的时间解决20%重要的工作,用20%的时间来处理琐事,我们应依这个原则来安排自己的日程。同时给下属安排工作要有明确的时间表,要有开始时间、完成时间以及阶段性进度。否则世界上永远都有完不成的任务。
◎提出方案
在安排或布置工作时,只提出任务或问题是不够的,还需要提出解决方案,解决方案可视工作或问题的性质、难易程度等由上司提出、由执行者自行提出或相关人员一起研讨提出。有歧义或自己想当然的认为下属已理解,后果是严重的。作为下属在做任何一件事之前,一定要先弄清楚上司希望你怎么做,然后以此为目标来把握做事的方向。这一点很重要,千万不要一知半解就开始埋头苦干,到头来力没少出,活没干少,但结果事倍功半,甚至前功尽弃。要清楚悟透一件事,胜过草率做十件事,并且会事半功倍。所以,下属在行动之前一定要确认上司是不是这个意思;作为领袖也要确认,下属理解的是不是这么回事。得到确认之后再去执行会减少很多偏差。
怎样提升执行力(2)
◎做出承诺
首先下属是否明确目标(任务或问题)与进度要求;其次是能否完成任务并�