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汉语是我们的母语,我们从会说话就开始使用它,但是我发现用中文写的报告不如用英文写的报告严谨。英文是一种逻辑性更强的语言,使用它讲述的事情,逻辑思维性会更强,而中文自由性更强,修饰词语更多,会使文章不太简明扼要。如果你不相信,将一段说明性文章翻译成英文,再根据英文的意思,将其翻译成中文,这个过程中,你就可以发现英文表达更加简明扼要。多进行英汉互译,可使自己写文章更加简洁明了。
还有一个很好的方法,可以帮助你写出更简明扼要的文章,就是当你写下一个句子时,你问你自己,我可以去掉哪些词又不影响我这个句子意思的表达的,然后一个一个地去掉非关键词。
讲到简明扼要地写文章,我要推荐一本书,名叫《麦肯锡方法》,这本书是关于怎么写商业报告和商业计划书的。里面有一个经典的阐述:你的报告里的每个观点之间,都是相互独立的,不应该有重复的内容,如果有,就应该将它们合并到上一级逻辑关系中。如果你的报告是由几个观点组成的,你的这几个观点应该覆盖你想表达的所有的问题。这些观点之间是相互独立的,为了使文章更为简化,你要看一下这些观点是不是可以再合并。人的大脑处理信息的能力是有限的,所以,报告中的观点最好压缩在三个以内,这样更便于读者理解和记忆。否则,看了你报告的人就可能看了后面忘了前面。
总之,写报告结构要清晰,思路要明确,语言要精练。但是,可能你最初开始写并不能达到这些要求,但关键是写报告时要有这个意识,慢慢锻炼,就能写出结构严谨的报告。
PPT,全称PowerPoint,是商业报告呈现的一种很好的方式。PPT是一个很有用的工具,大家在走向工作岗位之前,一定要学会使用PPT。当你写一篇很长的汇报给老板时,我建议你使用PPT起草这个文件,因为PPT是以张为单位的,它可以使你在最短的时间内,把你想要表达的要点提炼成一个目录,然后根据目录扩充文章。
PPT刚流行的时候,大家可能只是将它视为以张为单位的Word,制作每张PPT大多数人只是使用文字,渐渐地大家开始在PPT里加入图片,使图片和文字很好地结合在一起。用图片说明文字,会使你的阅读对象更快地了解你的报告。
在我的职业生涯中,我有一段不短的时间一直在和PPT打交道。每个人制作的PPT其实都算一个他的作品,大多作品都带着制作者的风格,制作者的逻辑、制作者的思想、制作者的语言都会在PPT中得以呈现。我做的PPT也会带有我自己的风格。
无论你的PPT是什么风格,它都必须具备内在统一性,不仅是风格,还包括字体大小等格式方面的东西,每张都要使用一个统一的模板。不管你的模板是借鉴了别人的,还是自创的,内容的表达形式需要风格统一,比如每张的主标题都用统一大小的字,相同的排列位置。每张PPT使用相同的模板,可以大大提高你制作PPT的效率。
在制作PPT时,要尽量将内容简化,并且最好能在文件的最前面加一个目录索引,这样方便阅读者很快地了解PPT的内容。并且,根据我的经验,当你制作为客户展示的PPT时,最好不要将所讲的内容一字不落地写进PPT,最重要的还是你讲述的内容。并且,如果在PPT里放更多的字,字号必然缩小,一旦小于英文的18号,中文字体的锯齿会相当地严重,PPT需要投放在墙上或者屏幕上,如果字体大于18号,系统会使字体看起来美观得多。
尽量简化PPT的内容不只使它在视觉上更美观,也更方便别人清楚理解你所阐述的内容。通常我放在屏幕上给客户看的内容看起来都很简练,可能只有两三句话,但这不意味着我跟客户只讲三句话,讲的时候我会详细讲解三句话涵盖的每一个细节,而不是照着读那三句话,从这个意义上讲,PPT更像是一个提纲,是我用来提醒客户,接下来要讲的内容。你要把你要讲解内容的核心放在上面,而不是把所有你要传达的东西都放进去,当你试图那么做的时候,你也就失去了重心。
有一次,我陪朋友去参加一个房地产项目的提案,他准备得极其充分,PPT做了一百多页。开发商的老板落座后,他把打印好的厚厚一沓文字版PPT给老板,然后就开始一页一页地往下讲,大概进行了15分钟后,那个老板已经看完了这一百多页。然后,他打断了我朋友,从一百多页中抽出了三页,他说:“你只把第27、38、57页的内容重新给我讲一遍,剩下的就不用讲了。”对那个老板来说,最重要的就是那三张。他来的目的不是要从头听到尾,他只要听到关键点就够了。
所以,如果大家在跟客户开会的时候,需要做PPT的展示,我建议你在开始之前,先告诉大家,今天你讲的主要内容,需要探讨的是哪些问题。你甚至可以问问客户,他感兴趣的是哪部分,哪些是不感兴趣的,所以,客户不感兴趣的部分可以很快跳过,甚至不讲。与其在演讲的过程中被打断,莫不如我们在最开始就征询一下客户的意见。并且,中途被打断是一件很受到打击的事情,觉得辛辛苦苦做了这么久,结果还不被认可。
有很多人喜欢在讲解PPT前把它打印成文字稿件,在开会前发到每个人的手里;有些人不喜欢这种做法,他们想使听众跟着他们的话走,而不是让客户被稿件牵着走,这两种方式都无可厚非,全看个人需要。
在进行PPT展示的时候,时间的控制是相当必要的,如果是在很重要的会议进行PPT展示,建议在正式开始之前,做一个排练,记录一下大概需要的时间。PPT有供记录时间的功能。如果不习惯用PPT计时还可以自己戴表掐算,相比于用PPT计时自己掐表的好处是,它可以让你灵活控制你发言的速度,如果你发现时间不够了,就先说重要的,不重要的跳过;如果时间还很充裕,就慢慢说。
我认识一个毕业于牛津文学系的老板,他演讲特别好,关于演讲他有一个习惯我非常欣赏。每次做演讲以前,他都把要演讲的内容誊写下来,但演讲的时候并不照着读,也不看。他这样做主要是为了梳理自己的思维,思考应该如何去陈述自己的观点,捋清自己的逻辑,还会思考一下,哪一个环节是可以开玩笑的。
我建议职场新人,如果第二天要在报告会上做报告,前一个晚上一定要把准备工作做好。但是,事先准备的稿子尽量不要看,你要让大家觉得你很有自信,非常专业,而不是干巴巴地照本宣科。你想,如果你拿着稿子在那儿读,你自己都不感兴趣听,你都不知道你念的是什么,你指望谁能感兴趣?
跟PPT文档相比,其他商业文档一般要求格式规范,比如有些文档需要加页眉页脚,以便让人一看就知道这是什么项目的什么文件,也便于自己管理;在商业对外文档中最好加入公司的LOGO或信头,这便于对方清楚知道这是哪家公司的文件;同时我建议大家在文档类的文书前面,都加上目录,这样会更方便阅读的人了解文件的概要。
公司一般对文件的规范都有自己的规定,甚至会给文档文件编一个特定的号码,相当于文件的ID,方便个人和公司管理。在管理文档的时候,有两个需要特别注意的因素,一是时间,这份文件是什么时间起草准备的,什么时间做过修改;二是准备的人,这份文件是谁准备的。标清楚文件起草人,是为了方便以后做追踪和交接,方便知道出了问题该找谁,有不清楚的该去问谁。
现在公司一般在新人入职的时候,会给他培训公司的文档管理规则,有的公司的管理规则甚至细化到字体是什么,字号是多大,给领导的文件要用什么样的字号,同事之间的文件要用什么样的字体,包括报告的格式,一级二级三级的标题设置等问题。
我以前在科委政府部门工作的时候,公文的字体一定要是小四号的楷体或者仿宋。可能有人会诧异他们怎么可以规范到这么具体。很多人会好奇,为什么政府的公文规定的字号普遍比一般企业所规定的要大,把字号规定这么大,是为了照顾领导的视力,便于领导阅读。因为大多数的领导都上了年纪。我建议大家在跟大领导、大老板汇报工作的时候,所有的内容应不超过三页纸,字体最小是小四,不能比小四再小。尽量简洁明了地列出一二三,这样大老板可以很快明白你说的事情。
前面说的都是汉字公文的规范,我所接触到的英文公文,字体最小可以到10磅,也就是中文的小五号字,但是大部分英文公文的文字是12磅。
如果是一份中英文结合的文书,在处理文档时,一定要注意中文字体和英文字体的区分。系统默认中英文字体是整合处理的,不是中文一种字体,英文另外一种字体,中英整合后的字体是很难看的,读起来也不够正规。
除了文档的规范和整洁,如何规范地管理文档也很重要。
但是,这个问题却常被大家忽视。大家的电脑桌面,D盘E盘下面是不是有N多新建文件夹?新建文件夹1,新建文件夹2……每次要找一个文件,都要挨个将文件打开看,翻半天还不一定能找到?相信这是很多人都有过或者现在依然有的情况。
大家在学校的时候,可能没那么多文档可存,所以文件乱存放你会觉得没什么问题,但是一旦开始工作,你就会发现这是个严重的问题,你需要保存的文件太多,当你突然需要一份文件的时候,寻找这份文件需要的工作量比较大。并且,文档的增速是你不可预估的,所以,你在保存文件时,如果没有提前做好相应的文档设置或者标题设置的话,将来你需要花更长的时间来管理你的文件。
起文件名是一件蛮讲究的事情。我一直有一个习惯,存文件的时候喜欢把时间写上,在文件名里写清楚年月日,因为有时你需要弄清楚哪个文件是最近更新的版本,比如《2011年3月21号会议纪要(新)》。如果,工作的时候不注意这个问题,存了很多名字类似的文件,那么再找其中一个文件时就可能会消耗很长时间。
文档存放是否有条理和我们的日常生活息息相关。一个生活特别规矩,衣服、裤子、袜子、内衣内裤都能整齐干净地放置的人,在工作上也会条理清楚的。
不只在自己的电脑上需要分门别类地管理文档,有很多公司会给员工提供一个公用的网络硬盘或者服务器,让大家及时上传公用文档、文案或者项目的文书等,在这样的空间存放文件更要条理清楚,因为你的工作做得细致不细致,直接关系到别人能否迅速找到你的文档。
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STORY 4 时间就是金钱——控制好你的时间成本
时间是会像蝴蝶效应一样,引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时,如果其中一个环节发生了时间错位,那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。
时间成本是我们常忽略的一个问题,而生命中最高的成本,也是时间。什么是时间成本?是指一定量资金在不同时点上价值量差额。
什么又是时间管理?时间管理在企业培训中是个永远讲不烂的话题,在工作中,若时间管理不当,就可能导致企业的不良运作。
时间与我们联系最紧密,却也最容易被我们忽视。经常会听到大家说时间成本,时间成本,但是真到算成本的时候,有多少人会把时间算到成本里去?大家会感觉成本不就是人力和钱吗?可能大部分人对时间成本还没有一个具象的认识。
有一次,我去参加一个论坛,听到一个项目经理很愤怒地说他招的一个实习生的事:他让在他们公司实习的一个应届毕业生去做一件很简单的事,给客户送一份文件。因为客户着急要,时间特别紧张,所以出发时,他特地叮嘱实习生说:“打车去,坐公车回。”但少说了一句,没告诉他是为什么。
结果这个实习生去的时候是坐公车去的,客户那边等得十万火急,一个接一个地追魂夺命地打电话,人家回来的时候却是打车回来的。我当时特别生气,问他为什么不打车去。他回答说是为了节约成本啊,去的时候他觉得打车太贵了,所以他坐公车去,回来的时候,他说他跑累了,所以就打车回了,反正最后的钱都一样,路上使用的费用也没有差别。
如果按照大家惯用的金钱标准去衡量的话,会发现他说得没错,确实金钱成本是一样的。但是如果用时间成本去衡量,�