作为补偿，员工们第一周工作5天，第二周只从周一工作到周四。这个制度有一些简单的规则：每个人在9个工作日内每天延长工作时间50分钟，以此来弥补第二个周五的工作量；每个部门都必须保证可以完成周五的工作事项。比如，行政部的两名员工在周五时必须有一个人在场。除此之外，在管理和行政方式上并没有特别的要求，人们都喜欢两周9天工作制——每到第二周，就会是一个缩短的工作周，一个加长的周末。
你的时间用到哪里去了
巧妙地说“不”的动机非常简单，只需要使用第3章的“供给和需求计算器”来算一算就一目了然，不过这次不是像第3章的例子一样把时间分配在未来的事项上，而是用来记录你的真实情况，看看你的时间是怎么分配在现在的事项上的。首先你列出所有的项目和通常要处理的业务，然后再记录下你一周内在每个事项上分别花了多少时间，花在意料之外的事项上的时间和最初没有写在“供给和需求计算器”内的事项上的时间也要记录下来，比如像干扰、和同事聊天、小型的“灭火”工作之类浪费时间的事情都会发生，照这样记录一周左右的时间，看看你的时间是如何浪费的，结果可能就会让你感到震惊。想一想如果这些时间没有被浪费，你会有多少的额外时间，会提前多久回家，或者你可以多完成多少工作，我不是说你不应该和同事交往，但是对很多人来说，他们在这个方面花的时间太多了，有些时间本来是可以节约下来的。
第4章 不做面面俱到的“老好人”（4）
对电子邮件巧妙地说“不”
电子邮件具有两重性，它既是一件好事，也是一件坏事，你写完一封信或者一份备忘录之后，几乎不用费吹灰之力就可以即时发送给收件人。电子邮件极具革新性，因为你不需要把信送到邮局，也不需要打印出来然后再放到传真机里，递送信件实物到其他地方要花上几天时间，电子邮件把这些时间全都节省下来了，这会让我们的祖先感到无比震惊，而且可以说，如果以前的国王、将军、政治家和其他要人也有电子邮件可以使用的话，历史的面貌可能就跟现在大不一样了。
但从另外一方面来说，这也是一件坏事。案例学习中提到一名女士，她每天要花4个小时来处理电子邮件，我感觉有些人已经变成了电子邮件的奴隶了，说不定有些人在过世后，他们的墓志铭上会写着：“这里躺着某某——他总是把收件箱里的电子邮件处理得干干净净”。
如果你也是这样的人，或者电子邮件总是让你觉得头痛，你就需要认真地对待这个问题了。巧妙地说“不”是个好办法，在你开始练习巧妙说“不”的技巧的时候，可以从电子邮件开始做起。
电子邮件是一个你运用的工具，也就是说，像一支铅笔或者一台电脑，或者一块白板。想象一下，如果每次你在任何地方看到一支铅笔，你就必须捡起来，开始用它写字；或者每次你看到一台电脑，你就必须坐下来用它工作；或者每次你一看见白板，你就必须拿上一支白板笔开始在上面写写画画——这不是很荒唐吗？我们只会在需要这些工具的时候才使用它们。
对待电子邮件也应该采取这样的态度，电子邮件的使用可以分成两种情况：一种是当你想要与其他人交流的时候使用它，另一种是你检查一下是否有人已经在与你交流。大多数的麻烦往往都是后一种情况引起的：
我们不断地检查电子邮箱，看看是否有人发了邮件给我们；
或者当我们发现有人发了电子邮件给我们时，我们觉得需要立刻回复这些邮件；
或者我们认为所有的电子邮件都是同等重要的，所以就一视同仁地处理它们。人们通常觉得把收件箱处理得干干净净是一件好事。
这些行为中的每一种都很愚蠢，合在一起更是大错特错，有些人会说，“我会检查电子邮件，一发现有新的邮件我就会马上处理。”听上去真不错——但是这样你不就成了电子邮件应答机了吗？你的公司真的希望你这样做吗？这难道就是你的雄心壮志吗？莫非你想要这样生活下去？
如果你习惯了这样做，那你就需要尽快地改变这种习惯。我们将在本章中纠正其中的两个做法，最后一个则留待第5章解决。基本上来说，你需要停止不断地回复邮件，那你怎么才能停止呢？对于初学者来说，最好是你根本就不需要知道有新的电子邮件，所以你可以把电脑里的电子邮件程序关掉，让它不再发出收到邮件时的提示音，接下来你需要抵抗总是想检查收件箱的诱惑，每天在固定的时间里检查收件箱就可以了。你可以每天检查两次——比如早上检查一次，午饭后检查一次，比如说你可以这样安排：9点到10点检查一次，下午2点到3点再检查一次。
我知道你现在可能觉得心里有点不踏实，如果采用这个建议，一天只检查两次收件箱的话，那么万一有邮件在10点过后一点到达了你的收件箱，你就会到下午2点（差不多4个小时后）才看到它。你先不要紧张，我不会在这个问题上强迫你。我觉得对大多数人来说，一天检查两次邮箱是很合适的，而你的工作性质可能会有所不同，所以你可以灵活一点，但我想说的重点是，你在一天内检查邮箱的次数应该是固定的，所以说：
1。决定你一天要检查多少次邮箱。一天一次非常好，一天两次也不错，三次也行，四次就足够了。超过四次那就是在开玩笑了，那说明你还在放任你的旧习惯。
2。确定你检查邮箱的时间。比如：
两次： 9～10点；14～15点
三次： 9～10点；12～13点；15～16点
四次： 9～10点；12～13点；14～15点；16～17点
3。 严格按照你选择的时间来检查电子邮箱，抵御在其他时间里看看邮箱的诱惑。
巧妙地说“不”以后
巧妙地说“不”，其本身就解决了我们在第1章中讨论的问题——需要我们完成的工作和我们实际上能完成的工作之间的矛盾。如果你可以真正擅长于巧妙地说“不”，而不是其他什么含糊其辞的回答，你的很多问题都会消失，这就是巧妙地说“不”的力量。如果你可以到达我现在说“不”的水平，比如说有人让你做什么事，你的第一反应就是“我怎么才能不做这个”，而不是“我怎么才能把这件事塞入我本来就过于拥挤的生活中”，那么你就正在迈向协调而平衡的生活了。
接下来我们还要学习另外两个很有效的技巧，下一章里我们将要学习的方法被我称为是“激进地确立优先顺序”。
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第5章 做计划，请“排队”（1）
现在我们来谈谈确立优先顺序的问题，然后说明怎样激进地确立优先顺序。
确立优先顺序
有时你会听到人们说：我要做的事情中有5件是“一级优先”，19件是“二级优先”，还有37件是“三级优先”。
这可不叫做优先顺序。
确立优先顺序是说，“如果我只能做这张清单中的一件事，那么会是哪一件？”你就把这件事的优先序排在第一位。接着你看着清单中剩下的事项说：“如果我只能做这张清单中的一件事，那么会是哪一件？”于是再把这件事的优先序排在第二位。就像这样，你继续问自己同样的问题，直到你的清单中的全部事项都确立了优先顺序。这是唯一的游戏规则；不允许有并列的优先顺序：15A和15B，或者类似的情况，每个事项都必须有一个绝对的优先顺序。
在前面的章节中曾提到一位自愿参加案例学习的男子，他的妻子说他有如下问题：体重严重超标，吸烟，没有时间运动，没有时间合理饮食。若是这个人问自己这样的问题：“如果我只能做这个清单中的一件事，那么会是哪一件？”答案必然是保持健康——合理饮食，运动，并且最好是戒烟。如果他不能做到这些，那么他的清单中的其他事项可能永远也不能开始！
还记得吗，这是第2章中我的清单：
“我的清单”的优先顺序是这样建立的：
1。就像上一段中提到的那个人一样。如果我没有健康的身体，其他任何事都不再重要了。
2。谋生，这一点跟大多数人一样。写这本书现在就是我的最优先事项。我决定用60天完成初稿，每天写1 000字。我每天早上起来做的第一件事就是写这1 000字。如果有必要，我会起得更早，这样就有更充裕的时间完成这1 000字。在短期内，这本书不会带来太多的收入，达不到谋生的目的，但从长期来看这倒是可能的。
3。项目管理培训和咨询，这是真正可以赚钱的工作，也是我白天所做的工作，其中我只有两个事项——维护现有客户和拓展新业务，而且就是按照这个优先顺序，注意这个顺序，可能对于运作任何可被称之为“业务”的人来说，这个顺序都是合理的（比如我把慈善事业也放在“业务”这个定义之内）。你必须先维护你的现有客户。如果你只能做一件事，那就是这件了。没有现有的客户，就相当于杀掉了会下金蛋的鹅，但是在这之后——是的，要在这件事之后，你必须寻找新客户，否则你的业务可能就会萎缩并终结。难以置信的是，即使我们正在面临的是渐渐成形的经济衰退，我们仍应将拓展新业务作为目标。
4。学习演奏一种新乐器。是啊，我确实想学，但是我现在还没有开始，如果开始的话，我就必须要放弃一些其他的东西，因为我没有足够的资源来满足这一特殊的需求，但是现在对我来说倒也无所谓。学习演奏乐器是一个很好的愿望，但是在今年，其他的事情是“非做不可”的，就像我之前说的，今年我要决定学习哪一种乐器，然后明年我会找到时间去学习演奏它。
确立优先顺序可能会很困难
我承认，确立优先顺序可能会很困难，我认为有两个原因。第一，你对你的优先顺序常常并不是百分之百地确定。举例来说，当我第一次遇见我的妻子克莱尔的时候，她在一家大的跨国银行工作，在我遇见她差不多六个月后，她提到一件事：“周五我们会进行年度考核。”（之前她告诉过我那家银行的绩效管理体系，是基于网络平台的360度评估，每个人都会对另一个人进行评估，也同时被同事、上司和下属评估）。
第5章 做计划，请“排队”（2）
“你的鉴定结果会是什么呢？” 我问道。
我的谋生途径之一就是举办为期1～3天的短期培训讲座，每次培训讲座结束后，我都会发放鉴定表单，我总是在被鉴定，因此每次开始鉴定的时候，对于“我的鉴定结果会是什么”，我都需要有一个清晰的概念。
“我不知道。”她回答说。
我以为她在开玩笑，于是就开始笑起来，但是她并没有说笑，她真的不知道她的鉴定结果会是什么，她不知道是否自己会被评为“达到预期”，还是“超出预期”。
那时我才意识到，大部分人都处在不知所措的窘境之中，他们不知道他们会怎样被评价，因为他们并不真正清楚他们的目标是什么。他们也不知道下面这个问题的答案是什么： “当一年结束的时候，上司和我要怎样才能知道我已经尽我所能地把工作做到最好了？ 不只是做得很好，而且是出类拔萃呢？”
对于你的工作来说，你也需要回答同样的问题，这可能需要花时间对目标进行梳理，因为很多组织和上司似乎都喜欢给出模糊的目标，比如“让顾客满意”或者“在预算之内按时完成”，直到你让这些目标可以被量化的时候（我在第2章中的清单是一个很好的例子），你才算上道了。这样你确立起优先顺序来就会容易得多。 可以这么说，任何人都能做到这一点，只要你和你的上司对目标进行一些梳理。
优先顺序确立起来很困难的第二个原因是，没有足够的灰色空间。俗话说，“事情并非黑白分明”。不幸的是，或者说幸运的是，在确立优先顺序的过程中，事情的确是黑白分明的，一件事要么比其他事情更重要，要么不是，没有中间情况，没有第三种选择。这里有一个中间步骤可能有助于你确立优先顺序（如果没有用，你可以直接进行下一个步骤，但有些人的确发现这个步骤有些帮助）。
拿起你的优先顺序清单，在清单的右边画出两栏，用来标注事件的性质，一栏标注为“非常重要”，另一栏标注为“其他事情”（一个听我讲座的人在第二栏中写了“蹩脚的事”， 如果这有助于你判断的话，你也可以这样写）。
现在逐项检查你的清单，在每个项目所对应的�